W dobie globalnej pandemii całe nasze życie stanęło na głowie. Wiele dziedzin gospodarki musiało przenieść swoją działalność ze świata realnego do wirtualnego, co wymagało zmienienia całej dotychczasowej mentalności przedsiębiorców oraz ich klientów. Sytuacja ta, siłą rzeczy, przełożyła się także na formę kontaktów biznesowych oraz zawieranych w tej dziedzinie umów, które nie były już tak łatwe do zawarcia jak dotychczas. Ze względu na to, branża ta wymagała czegoś, co usprawni im to działanie. Z pomocą przychodzi tutaj zdalne podpisywanie umów, które świetnie wpisuje się w to zagadnienie.
Zdalne podpisywanie umów
Można tego dokonać w wieloraki sposób – w mniej oficjalny, jak np. poprzez wiadomość e-mail, SMS, wiadomości na Messengerze lub innym internetowym komunikatorze, lub też w bardziej wysublimowany, jak np. poprzez wymianę własnoręcznie podpisanych skanów umowy, albo wymianę plików podpisanych podpisem elektronicznym.
Bardzo ważnym jest to, czy takie zdalne podpisanie umowy jest w ogóle w danym przypadku / w danej sytuacji w ogóle możliwe. Istnieją bowiem takie czynności, których nie da się zawrzeć w formie zdalnej (jak np. zawarcie umowy sprzedaży nieruchomości).
Zasada swobody umów a forma jej zawarcia
Artykuł 3531 Kodeksu cywilnego stanowi o tzw. zasadzie swobody umów. Ustawodawca wskazuje, że „Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”. Zapis ten można swobodnie odnieść także do formy umowy – jeżeli nie jest ona sprzeczna z ustawą, może być ona dowolna. Wynika z tego, że także elektroniczna (zdalna) lub nawet ustna. Ważne jedynie, aby w razie wystąpienia ewentualnego sporu w przyszłości, umieć udowodnić przed sądem, co z niej wynikało. Zatem ogranicza nas jedynie kwestia dowodowa.
Kiedy nie można skorzystać ze zdalnej formy zawarcia umowy?
Ustawodawca wskazuje na kilka „blokerów”, które ograniczają wyżej wymienioną swobodę. Jest to m. in. forma:
- aktu notarialnego,
- z podpisami notarialnie poświadczonymi,
- pisemna z datą pewną,
Bierze się to stąd, że istnieją takie rodzaje czynności prawnych, które niosą za sobą duże ryzyko zaciąganego zobowiązania. Co za tym idzie także przenoszą z jednego podmiotu na drugi najczęściej duże pieniądze. Z uwagi na to wymaganą jest taka właśnie kwalifikowana forma czynności prawnych, która podlega innym rygorom i stanowi – przynajmniej z założenia – o prawdziwości danych w niej zawartych, które są uwierzytelnione przez rejenta.
Jak zdalnie podpisać umowę?
Chcąc zdalnie podpisać umowę należy przede wszystkim opatrzeć ją podpisem kwalifikowanym. Jest do tego konieczne sporządzenie umowy i samych podpisów w takiej formie elektronicznej, która nie będzie możliwa do edytowania, a następnie umieszczenie jej na takim nośniku danych, które umożliwi ustalenie stron umowy.
Czym jest podpis elektroniczny?
Jest narzędziem, dzięki któremu uwierzytelnimy dany dokument oraz uniemożliwimy innym podmiotom ingerencję w jego treść. Umożliwia on także łatwe wykrycie jakiejkolwiek zmiany w danym dokumencie poprzez to, że charakteryzuje się dołączeniem i powiązaniem integralnych z naszą osobą danych z innymi danymi w postaci – w tym przypadku – tekstu umowy.
- jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,
- umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,
- jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,
- jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna,
- jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego; certyfikat ten wydawany jest przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
Powyższe stanowi, że nie każdym podpisem elektronicznym możemy złożyć oświadczenie woli w formie zdalnej. Ze względu na to należy oceniać każdy przypadek indywidualnie.
Podsumowanie
Forma umowy ma bardzo duże znaczenie. Jej niedochowanie będzie mogło skutkować jej bezskutecznością lub w najgorszym wypadku nieważnością, co uniemożliwi jej występowanie w obrocie prawnym. Z uwagi na to bardzo istotnym jest zwracanie uwagi na charakter danej czynności prawnej.
Elektroniczne podpisywanie umowy może mieć w dzisiejszych czasach wiele zalet. Jeżeli zatem będziemy mieli na względzie powyższe, zawieranie transakcji w dobie pandemii nie będzie tak utrudnione, jakby to się mogło wydawać.
Bardzo dziękuję, że spędziłeś te parę chwil ze mną. Mam nadzieję, że zostaniesz na dłużej i zasubskrybujesz mój podcast, do czego serdecznie zachęcam.
Jeżeli masz do mnie jakiekolwiek pytania lub sugestie dotyczące tworzonego podcastu albo też pojawiły się w Twojej głowie pomysły na nowe tematy, które mógłbym poruszyć – proszę Cię o wiadomość mejlową na adres kontakt@bartlomiejwodo.pl. Na ten moment to wszystko – dziękuję, że uczestniczyłeś w tym podcaście do końca. Trzymaj się, cześć!