W bardzo wielu momentach naszego życia bywamy zmuszani do zawierania zobowiązań różnorakiej treści. A to zakup samochodu z “drugiej ręki”, a to wynajęcie mieszkania od innej osoby. Przy takich czynnościach wielokrotnie spotykamy się z problemem fizycznego spisania umowy, który jest niezwykle ważną czynnością, albowiem odzwierciedla wolę stron i jest podstawą stosunku zobowiązaniowego inicjującego się pomiędzy nimi. Ze względu na to warto odpowiedzieć sobie na pytanie: „Jak spisać umowę?”, aby nasze działania były bardziej bezpieczne.
Nie będę zbyt oryginalny, jeżeli stwierdzę, że dobra umowa powinna zawierać zapisy, które chronią przede wszystkim nasz interes. To bowiem główny powód, dla którego w ogóle staramy się ją spisać. Ważne tylko, aby zapisy te były także zgodne z obowiązującym w dniu spisywania umowy prawem. Chodzi tutaj przede wszystkim o kwestie ważności i skuteczności naszej umowy.
Umowa sama w sobie powinna być napisana maksymalnie prostym i nieskomplikowanym językiem, ponieważ powinna być zrozumiała dla każdego (skomplikowane sformułowania zostawiamy prawnikom). Powinna ona jednak zawierać parę istotnych aspektów, a są to:
- data i miejsce zawarcia – od tych dwóch rzeczy zaczynamy tworzenie naszej umowy. Kwestie te, choć niepozorne, mają wpływ na wiele regulacji ustawowych, np. takich jak miejsce spełnienia świadczenia, przedawnienie, właściwość miejscowa sądu (w ramach ewentualnego sporu sądowego, którego podstawą byłyby zapisy umowy). Wskazanie daty pozwala określić także, od kiedy dana umowa zaczyna obowiązywać i kiedy przestaje wiązać strony. Taką sytuację będziemy mieli przy umowach zawieranych na czas określony. Miejscowość zawarcia umowy może z kolei wskazywać, wobec którego reżimu prawnego (polskiego czy kraju obcego), będziemy postrzegać zapisy danej umowy. Jeżeli miejscem jej zawarcia będzie miejscowość nie znajdująca się w Polsce, to ten wybór nie będzie taki prosty.
Zarówno datę, jak i miejsce zawarcia umowy umieszcza się w jej prawym górnym rogu. Warto jednak zawrzeć taką informację także przy składanym przez nas podpisie – będzie to odzwierciedlało czas i miejsce złożonego przez nas podpisu, co w wielu przypadkach ma także niebagatelne znaczenie;
- nazwa umowy – wskazuje się ją na samym środku górnej części dokumentu umowy. Co do zasady fizyczne nazwanie umowy w jej nagłówku nie jest konieczne, ponieważ sąd w przypadku ewentualnego sporu będzie badał zgodny zamiar stron wypływający z zapisów umowy, a nie sugerował się jej nazwą – vide art. 65 KC. Niemniej jednak warto wskazać nazwę umowy przynajmniej dla jej schludnego wyglądu;
- określenie stron (komparycja) – dokładne i skrupulatne wskazanie stron umowy, czyli de facto osób i podmiotów, które ją zawierają, jest obligatoryjnym zadaniem każdego, kto próbuję ją zawrzeć. Nie można bowiem mówić o umowie, jeżeli nie zawiera ona wskazania tego, kto do niej przystępuje. Odpowiednie opisanie tych osób i podmiotów pomoże nam również w skutecznym wystąpieniu na drogę sądową z ewentualnym roszczeniem wynikłym z niewykonania lub nienależytego jej wykonania. W późniejszym etapie trudno będzie nam już uzyskać dane strony przeciwnej, jeżeli będziemy pozostawać z nią w sporze.
Jeżeli chodzi o osoby fizyczne, to komparycja umowy powinna zawierać oczywiście imiona i nazwiska stron, adres zamieszkania, numer PESEL oraz numer i serię dowodu osobistego, a także wszelkie dane identyfikujące daną osobę. Oczywiście, jeżeli dana osoba nie posiada któregoś z wyżej wymienionych danych można posłużyć się zastępczo np. adresem zameldowania lub numerem paszportu.
Jeżeli zaś chodzi o inne niż osoby fizyczne podmioty, to komparycja taka powinna zawierać także NIP, REGON, KRS oraz dane reprezentanta, który w ich imieniu zawiera dane zobowiązanie.
- oświadczenia stron – punkt ten precyzuje zamiary stron wobec siebie (lub w niektórych przypadkach w stosunku do osób i podmiotów trzecich). Określa, co strony będą sobie wzajemnie oferować oraz czego będą od siebie wzajemnie wymagać.
W naszym interesie być powinno to, aby punkt ten był jak najbardziej szczegółowo opisany, pamiętając przy tym oczywiście, żeby nie było w nim przerostu formy nad treścią. Należy unikać tutaj wyniosłych, czy pompatycznych sformułowań. Jak pozwoliłem sobie wspomnieć już wcześniej, nasza umowa ma być napisana jasnym i zrozumiałym językiem, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień związanych z jej wykładnią w przyszłości;
- określenie sposobu wykonania umowy – w tym miejscu należy opisać, jakich narzędzi użyjemy do tego, aby wywiązać się ze swojego zobowiązania umownego. Co prawda kwestie te nie są aż tak bardzo istotne w perspektywie wykonania umowy, jednak są już ważne w przypadku należytego jej wykonania;
Tutaj należy wyszczególnić zapisy odnoszące się np. do materiałów, z którego będziemy wykonywać jakieś dzieło, terminu do którego powinniśmy je ukończyć, form jego dostarczenia drugiej stronie umowy etc.;
- zabezpieczenia sposobu wykonania umowy – ten punkt jest powiązany z tym powyżej. Czasami zdarza się tak, że mimo tego, iż z naszej strony umowa wykonywana jest należycie, to druga strona może nie postępować już tak uczciwie. W związku z tym należy wprowadzić do zapisów umowy zabezpieczenia, które uchronią nas przed niekorzystnymi działaniami drugiej strony umowy. Najczęstszą formą zabezpieczenia tzw. roszczeń niepieniężnych jest kara umowna, a tzw. roszczeń pieniężnych hipoteka. Więcej o zabezpieczeniach roszczeń umownych piszę w tym artykule na moim blogu, na który już teraz serdecznie zapraszam;
- odpowiedzialność stron – w tym miejscu zawieramy ewentualne zapisy dotyczące gwarancji lub dookreślenia odpowiedzialności wynikającej z przepisów o rękojmi za wady. Może się tak zdarzyć, że towar dostarczony nam przez drugą stronę na podstawie umowy będzie w jakiś sposób wadliwy lub nie będzie spełniał określonych walorów lub standardów jakości. Wówczas to musimy mieć prawo żądania od drugiej strony np. naprawienia bądź wymienienia na wolny od wad przedmiotu umowy;
- określenie czasu obowiązywania umowy – tutaj zaznaczamy na jaki czas zawieramy naszą umowę. Czy jest to czas nieokreślony, czy umowa rozwiąże się samoistnie po upływie jakiegoś określonego w umowie czasu;
- rozwiązanie umowy – w tym miejscu wskazujemy, w jaki sposób będziemy mogli wypowiedzieć lub odstąpić od umowy. Szerzej mówię o tym w jednym z artykułów na moim blogu, na który także zapraszam;
- postanowienia końcowe – tutaj wskazujemy kwestie stricte techniczne, takie jak prawo obowiązywania umowy czy forma zmiany naszej umowy (np. na piśmie);
- podpisy stron – należy je umieścić na samym dole dokumentu naszej umowy. Zaleca się, aby były one umieszczone zaraz pod ostatnim zapisem naszej umowy i – tak jak pozwoliłem sobie wskazać już powyżej – opatrzone były datą i miejscem. Należy pamiętać, że podpis ten ma bardzo doniosły prawnie skutek, albowiem jest on równoznaczny z wyrażeniem aprobaty wszystkim zapisom umowy i zaciągnięciem zobowiązania.
Bardzo dziękuję, że spędziłeś te parę chwil ze mną. Mam nadzieję, że zostaniesz na dłużej i zasubskrybujesz mój podcast, do czego serdecznie zachęcam.
Jeżeli masz do mnie jakiekolwiek pytania lub sugestie dotyczące tworzonego podcastu albo też pojawiły się w Twojej głowie pomysły na nowe tematy, które mógłbym poruszyć – proszę Cię o wiadomość mejlową na adres kontakt@bartlomiejwodo.pl. Na ten moment to wszystko – dziękuję, że uczestniczyłeś w tym podcaście do końca. Trzymaj się, cześć!
